时事播报
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  • 索 引 号:015155419-201810-109921
  • 主题分类:重点工作信息
  • 发布机构: 寻甸回族彝族自治县人民政府
  • 发文日期:2018-10-31 10:57
  • 名  称:寻甸回族彝族自治县档案局关于进一步推进全县档案数字化工作的通知
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为全面提高我县档案现代化管理水平,实现档案管理数字化、标准化和规范化,确保在2020年底前实现全县馆(室)藏档案数字化、电子档案规范化的目标任务,现将档案数字化有关事宜通知如下:

一、工作目标

为推进档案信息化建设,按照“存量数字化、增量电子化”的工作要求,各立档单位纸质档案要有计划地开展条目录入、全文扫描等数字化加工工作,逐步建立室藏档案目录数据库、全文数据库,力争在2020年底前实现馆(室)藏纸质档案数字化率达100%的目标。

二、数字化范围

凡是本单位在工作中办理完毕,具有查考利用价值的各种文件材料、音视频、照片和实物等,具体包括:文书档案(永久和长期)、县级以上领导到本单位检查、视察和工作指导等活动的资料和其它重要活动资料、重大社会经济活动中形成的纸质档案、声像档案、科技档案、实物档案等。

三、分类推进

1.各立档单位自2019年起,要每年制定档案数字化移交进馆计划(最多“两步走”,鼓励一次性全部数字化后移交进馆),对纳入当年计划移交进馆及机改组并的部门,要在年内完成纸质档案全文数字化后移交县档案馆。

2.制定工作计划,分年度逐年加工。对档案存量多、一次性投资较大的单位,可采取制定工作计划的方式,通过服务外包,聘请有资质的数字化加工企业,分年度加工。每年加工几个年度的存量纸质档案,逐年推进存量纸质档案数字化加工,最终在2020年底前全面完成室藏纸质档案数字化加工工作,并移交县档案馆。

3.建立档案数字化常态化加工机制。各立档单位要将当年形成产生的档案于次年6月份前全部整理归档。并于每年抽出空余时间对档案进行数字化加工。也就是,在完成上年纸质资料整理归档的同时,原则上同步对整理归档的纸质档案开展数字化加工,避免形成新的累积,造成一次性加工成本越来越高。

四、档案移交

对年度内档案计划移交进馆的部门,在进行档案数字化开始前,要报县档案局,经业务科室检查认定纸质档案整理已实现规范化,方可开展数字化加工工作。档案数字化完成后,纸质档案和电子数据要经立档单位验收合格后再一并移交县档案馆(电子数据一式三份,档案产生单位及县档案馆各保存一份,另一份存于云南省数字档案备份基地)保存。

五、工作要求

(一)加强组织领导

档案数字化工作,是数字档案馆(室)创建的重要基础,各单位要充分认识做好档案数字化加工的重要意义,切实加强组织领导,将其列入重要议事日程,争取经费支持,明确工作职责,落实专人负责,制定工作方案,认真组织实施,确保档案数字化加工和移交工作按时限顺利进行。

(二)强化检查督促

档案数字化工作时间紧、任务重、专业性强,各单位要进一步明确时间节点和工作任务。2020年底前,各立档单位要全部完成存量档案数字化加工工作,县档案局将档案数字化工作纳入各年度执法检查,并对档案移交及数字化开展情况进行适时通报。

(三)加强档案保密工作

加强档案保密意识,如果单位档案数字化实行外包,要在数字化开始前与外包企业签订保密协议,严防数字化过程中信息丢失、外泄,确保党和国家重要档案信息安全。

(四)加强队伍建设

档案数字化加工是一项专业性较强的工作,为了切实做好此项工作,各单位要进一步加强本单位档案人员队伍建设,通过外派学习等形式对相关人员进行专业知识培训,不断提高业务水平,以确保档案数字化加工质量和数字化成果的顺利移交进馆。

(五)加大基础设施建设

有条件的单位,应建立档案数字化加工室,配备相应的设施设备(包括电脑、档案管理软件、扫描仪、高拍仪和视频监控系),以正常开展增量档案的数字化、电子化工作。暂不具备建立数字化加工条件的单位,建议采用外包服务的形式开展,外包工作一定要聘请有中介资质的服务机构进行,相关工作应遵照国家相关法律法规进行。

                                                        2018年10月31日